Os memorandos são uma forma essencial de comunicação comercial, representando aproximadamente 80% da comunicação escrita interna das empresas. Eles são usados para transmitir informações, solicitar ações e documentar decisões. Para redigir memorandos eficazes, é crucial seguir as melhores práticas e orientações.
Um memorando típico segue uma estrutura específica:
Os memorandos devem seguir um formato conciso e profissional:
Os memorandos eficazes incluem os seguintes elementos:
Para criar memorandos envolventes e impactantes, considere as seguintes estratégias:
Aqui estão algumas dicas e truques adicionais para melhorar seus memorandos:
História 1:
Um funcionário enviou um memorando solicitando uma nova máquina de café na cozinha. No entanto, ele esqueceu de incluir o assunto no cabeçalho. A secretária, confusa, encaminhou o memorando para o departamento de TI, que ficou intrigado. Depois de várias chamadas telefônicas e e-mails, eles finalmente entenderam o pedido e compraram uma nova máquina de café.
Lição: Sempre inclua um assunto claro no cabeçalho do memorando para evitar confusões.
História 2:
Uma gerente enviou um memorando longo e detalhado sobre um novo projeto. No entanto, ela esqueceu de incluir uma chamada para ação. Os funcionários leram o memorando, mas não tinham certeza do que fazer em seguida. O projeto ficou atrasado por várias semanas devido à falta de clareza.
Lição: Inclua sempre uma chamada para ação clara em seus memorandos para fornecer aos leitores orientações sobre as próximas etapas.
História 3:
Um funcionário enviou um memorando cheio de gírias e abreviações, tornando-o difícil de entender. Os leitores tiveram que pedir esclarecimentos ao remetente, o que atrasou o progresso.
Lição: Use uma linguagem clara e concisa em seus memorandos para garantir que todos possam compreendê-los facilmente.
Evite os seguintes erros comuns ao redigir memorandos:
Para redigir um memorando eficaz, siga esta abordagem passo a passo:
Tabela 1: Benefícios dos Memorandos
Benefício | Descrição |
---|---|
Comunicação Eficaz | Transmite informações importantes de forma clara e concisa |
Documentação | Fornece um registro de decisões e ações |
Solicitações Formais | Permite solicitações ou instruções formais |
Colaboração | Facilita a colaboração entre departamentos e equipes |
Tabela 2: Verbos de Ação Comuns para Memorandos
Verbo de Ação | Descrição |
---|---|
Solicitar | Pedir algo formalmente |
Informar | Fornecer informações |
Recomendar | Sugerir um curso de ação |
Aprovar | Dar consentimento ou autorização |
Negar | Recusar ou rejeitar |
Tabela 3: Dicas para Memorandos de Sucesso
Dica | Descrição |
---|---|
Use uma Linguagem Clara | Evite jargões técnicos e abreviações |
Seja Conciso | Inclua apenas as informações essenciais |
Organize as Informações | Use parágrafos, tópicos e marcadores |
Destaque Ações Necessárias | Use negrito ou sublinhado para destacar tarefas |
Revise e Edite | Peça a um colega para revisar seu memorando |
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