ระบบ e-office SSARU เปลี่ยนมหาวิทยาลัยสู่ยุคดิจิทัล

ด้วยเทคโนโลยีที่พัฒนาอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา (SSRU) ได้ตระหนักถึงความสำคัญของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและยกระดับการให้บริการแก่บุคลากร นักศึกษา และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ จึงได้ริเริ่มโครงการพัฒนาระบบ e-office ซึ่งเป็นระบบงานอิเล็กทรอนิกส์เพื่อบริหารจัดการงานต่างๆ ภายในมหาวิทยาลัย

ระบบ e-office SSARU เป็นระบบงานที่ครอบคลุมและมีฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลาย ครอบคลุมถึงการบริหารจัดการงานบุคคล การเงิน การพัสดุ การคลัง และการจัดการเอกสารต่างๆ โดยมีเป้าหมายหลักเพื่อลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว และโปร่งใสในการทำงานของบุคลากร ลดเวลาในการดำเนินงาน ลดการใช้กระดาษ และเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ

ระบบ e-office SSARU ได้รับการพัฒนาขึ้นโดยคำนึงถึงความต้องการและความสะดวกในการใช้งานของผู้ใช้เป็นหลัก โดยมีการออกแบบอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย เข้าใจได้อย่างรวดเร็ว และสามารถเข้าถึงระบบได้จากทุกที่ ทุกเวลาผ่านทางอินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ ระบบยังมีความปลอดภัยสูง ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 27001 จึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลจะได้รับการปกป้องอย่างปลอดภัย

ผลสำเร็จของระบบ e-office SSARU

การนำระบบ e-office มาใช้ในมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทาได้รับการตอบรับที่ดีจากบุคลากร นักศึกษา และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ เนื่องจากระบบช่วยเพิ่มความสะดวก รวดเร็ว และโปร่งใสในการทำงานได้อย่างมาก โดยจากการสำรวจความพึงพอใจของผู้ใช้ พบว่า

• 95% ของผู้ใช้ระบุว่าระบบ e-office ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
• 92% ของผู้ใช้ระบุว่าระบบ e-office ช่วยลดเวลาในการดำเนินงาน
• 89% ของผู้ใช้ระบุว่าระบบ e-office ช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน

นอกจากนี้ ระบบ e-office SSARU ยังช่วยลดการใช้กระดาษได้อย่างมาก โดยในปี 2564 มหาวิทยาลัยสามารถลดการใช้กระดาษได้ถึง 20% เมื่อเทียบกับปี 2563

ประโยชน์ของระบบ e-office SSARU

ระบบ e-office SSARU มอบประโยชน์มากมายให้แก่บุคลากร นักศึกษา และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านต่างๆ ดังนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน: ระบบ e-office ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อนและลดเวลาในการดำเนินงาน ทำให้บุคลากรสามารถทำงานได้เร็วขึ้น มีเวลามากขึ้นในการพัฒนาคุณภาพการเรียนการสอนและการบริการ
• เพิ่มความสะดวกในการทำงาน: บุคลากรสามารถเข้าถึงและดำเนินงานต่างๆ ผ่านระบบ e-office ได้จากทุกที่ ทุกเวลา มีความยืดหยุ่นในการทำงาน และสามารถจัดสรรเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• เพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน: ระบบ e-office มีระบบการอนุมัติเอกสารและติดตามสถานะเอกสารที่ชัดเจน เมื่อผู้ใช้ยื่นเอกสารขออนุมัติ จะสามารถตรวจสอบสถานะการอนุมัติได้แบบเรียลไทม์ ทำให้เกิดความโปร่งใสและลดปัญหาการสูญหายหรือการค้างติดขัดของเอกสาร
• ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน: ระบบ e-office ช่วยลดการใช้กระดาษและวัสดุสิ้นเปลืองอื่นๆ ทำให้มหาวิทยาลัยสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้อย่างมาก
• ลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม: การลดการใช้กระดาษและวัสดุสิ้นเปลืองอื่นๆ มีส่วนช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม ทำให้มหาวิทยาลัยมีส่วนร่วมในการอนุรักษ์ทรัพยากรธรรมชาติ

ตารางที่ 1: เปรียบเทียบปริมาณการใช้กระดาษก่อนและหลังการนำระบบ e-office SSARU มาใช้

ตารางที่ 2: เปอร์เซ็นต์ความพึงพอใจของผู้ใช้ระบบ e-office SSARU

ตารางที่ 3: ประโยชน์ของระบบ e-office SSARU

เคล็ดลับและเทคนิคการใช้งานระบบ e-office SSARU

เพื่อให้การใช้งานระบบ e-office SSARU มีประสิทธิภาพสูงสุด ขอแนะนำเคล็ดลับและเทคนิคต่างๆ ดังนี้

• ศึกษาคู่มือการใช้งานระบบอย่างละเอียด: ก่อนเริ่มใช้งานระบบ ควรศึกษาคู่มือการใช้งานอย่างละเอียดเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานและวิธีการใช้งานต่างๆ
• ตั้งค่าระบบให้เหมาะกับความต้องการ: ผู้ใช้สามารถตั้งค่าระบบให้เหมาะกับความต้องการของตนเอง เช่น ตั้งค่าหน้าแรกให้แสดงเมนูที่ใช้งานบ่อย หรือตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อรับการแจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารเข้ามาใหม่
• ใช้คำสั่งลัดในการทำงาน: ระบบ e-office SSARU มีคำสั่งลัดต่างๆ ที่ช่วยให้การทำงานสะดวกและรวดเร็วขึ้น เช่น การใช้แป้นพิมพ์ลัด (Shortcut key) หรือการสร้างมาร์โค (Macro)
• ขอความช่วยเหลือจากฝ่ายสนับสนุน: หากพบปัญหาหรือมีข้อสงสัยในการใช้งานระบบ สามารถขอความช่วยเหลือจากฝ่ายสนับสนุนได้ผ่านทางอีเมลหรือโทรศัพท์

เรื่องราวที่น่าสนใจและข้อคิดในการใช้งานระบบ e-office SSARU

เรื่องที่ 1:

หัวข้อ: นาย A ยื่นเอกสารขอเบิกเงินผิดวิธีย้อนหลัง

นาย A เป็นเจ้าหน้าที่การเงินที่ไม่ค่อยชำนาญในการใช้งานระบบ e-office วันหนึ่ง นาย A ต้องการยื่นเอกสารขอเบิกเงินย้อนหลัง เนื่องจากลืมเบิกไปก่อนหน้านี้ นาย A จึงยื่นเอกสารผ่านระบบ e-office โดยไม่ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร ผลปรากฏว่า นาย A ยื่นเอกสารขอเบิกเงินเป็นจำนวนเงินที่ผิด โดยยื่นเบิกเป็นจำนวนเงิน 100,000 บาท ทั้งที่ควรจะยื่นเป็นจำนวนเงิน 10,000 บาท

หลังจากที่นาย A ยื่นเอกสารแล้ว ระบบได้ส่งเอกสารไปยังหัวหน้าของนาย A เพื่ออนุมัติ หัวหน้าของนาย A ตรวจสอบเอกสารและพบว่ามีการยื่นขอเบิกเงินผิดจำนวน จึงส่งเอกสารกลับมาให้แก้ไข นาย A จึงแก้ไขเอกสารและยื่นใหม่อีกครั้ง คราวนี้ นาย A ตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียดและยื่นเอกสารขอเบิกเงินได้อย่างถูกต้อง

ข้อคิด: ก่อนยื่นเอกสารผ่านระบบ e-office ควรตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารอย่างละเอียด เพื่อป้องกันการเกิดข้อผิดพลาด

เรื่องที่ 2:

**